La façon dont je dirige ma propre liste de tâches est en fait assez simple! Ma méthode découle d'un livre intitulé Scrum par Jeff Sutherland qui explique comment les équipes peuvent créer des environnements qui sont plus productives pour tout le monde. J'apprécie les principes de ce livre tellement que je l'ai trouvé un moyen de les intégrer au moment de remplir ma propre liste quotidienne de todo.
Alors, voici comment cela fonctionne:
Tout d'abord, j'utiliser un logiciel gratuit appelé Trello, que vous pouvez trouver à www.trello.com. Sur Trello créer un «conseil» que j'étiqueter ma liste d'action personnel. À l'intérieur de mon conseil que je crée une série de différentes listes. La première liste, vous devez créer est votre liste de todo, ou en tant que Scrum appelle votre carnet de produit.
Lors de la création de cette liste de todo vous pouvez ajouter "cartes" qui vous donnent la possibilité de Braindump idées dans la liste. Vous devriez être en ajoutant toutes vos idées, inachevée ToDo, et les affectations manquantes; finalement, vous devriez prendre l'habitude d'ajouter toutes vos idées dans cette liste le plus tôt possible.
Après la création de la liste de todo, vous devez commencer priorité tous vos articles que vous avez ajoutés récemment. Si vous êtes familier avec le travail de Stephen Covey, alors vous êtes familier avec les quatre quadrants de la gestion du temps. Les quatre quadrants de la gestion du temps comprennent les catégories d'urgent et important, ainsi que non urgent et pas important. Vous devez commencer par vous poser la question: quel est l'élément le plus important que je dois travailler sur ce moment?
Quel élément l'action aura le plus grand impact dans ma vie ou dans mon entreprise?
Il est maintenant votre responsabilité constante pour regarder par-dessus votre liste et continuer réorganisant tout au long de la semaine.
Je recommande d'utiliser un plug-in appelé Scrum pour Trello qui vous permet d'attribuer une valeur de point pour chaque affectation en fonction de la séquence de Fibonacci. Afin d'attribuer des valeurs de points que vous voulez prendre un moment pour mesurer la sortie ou l'effort de travail pour chacune de vos tâches. Par exemple, en prenant le chien pour une promenade pourrait être classé deux alors aller à l'épicerie pourrait être cinq. L'idée est que plus le nombre, plus d'effort ou de travail qu'il faut pour le compléter.
Maintenant, il est temps de créer la liste numéro deux: en cours. Comme vous commencez à procéder à chaque action que vous faites simplement glisser cette carte dans la colonne en cours. Je profite de cela parce que souvent une tâche pourrait nécessiter une période d'attente ou l'aide d'autres membres de l'équipe. Mise en place de la carte dans la liste en cours permet de signifier qu'il est en train de devenir terminée. Vous devez être constamment faire en sorte que cette liste reste aussi courte que possible. La dernière chose que vous voulez faire est d'oublier ceux-ci dans les affectations de progrès, vous devez toujours être archivez avec votre équipe pour vous assurer que ceux-ci réellement obtenir fini. Cette liste est également un excellent moyen d'évaluer à quel point vous êtes multitâche et faire en sorte que vous ne commencez pas plus de projets que votre finition.
Enfin, nous pouvons créer notre colonne terminée, ou «fait». Assurez-vous que vous avez une définition claire de ce fait semble, une fois une mission est 100% terminé, il est un lieu dans cette colonne.
Chaque semaine, je tiens à créer une nouvelle colonne "done" donc je peux comparer ma productivité. Tous mes points sont ajoutés pour chaque colonne séparée, donc je suis en mesure de faire correspondre les numéros pour voir quelles semaines j'étais plus productif ou moins. Ceci est également un excellent moyen de se rendre compte si quelque chose se fait dans votre chemin ou vous ralentir. Maintenant que nous avons, une preuve tangible mesurable de notre productivité, il devient plus facile d'améliorer à l'avenir.
La clé de l'ensemble de ce système de liste de tâches est que chaque fois une nouvelle idée ou todo élément vient dans votre tête, il va droit au bas de la liste de todo. Je veux passer du temps tous les dimanches organiser ma liste pour la semaine à venir. J'essaie aussi de prendre le temps de tous les jours pour organiser mes tâches à assurer que je me concentre sur mon temps les plus importants.
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